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Dürfen Angestellte ihre Personalakte einsehen?

24.05.2019 - In einer Personalakte stehen viele sensible Daten eines Arbeitnehmers. Darf man die eigene Personalakte einfach so einsehen?

  • Der Arbeitgeber muss Mitarbeitern Einblick in ihre Personalakte gewähren und sie Kopien von den Unterlagen machen lassen. Foto: Franziska Gabbert © dpa - Deutsche Presse-Agentur

    Der Arbeitgeber muss Mitarbeitern Einblick in ihre Personalakte gewähren und sie Kopien von den Unterlagen machen lassen. Foto: Franziska Gabbert © dpa - Deutsche Presse-Agentur GmbH

In der Personalakte dokumentieren Arbeitgeber neben Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Vertragsdokumenten zum Teil auch Fehlzeitenübersichten, Abmahnungen oder Protokolle aus den Mitarbeitergesprächen.

Auch für Arbeitnehmer kann es also interessant sein, was der Arbeitgeber dort sammelt. Dürfen Angestellte ihre Akte einsehen? Wie sind hier die Regeln?

«Prinzipiell haben alle Arbeitnehmer das Recht, Einblick in die Personalakte zu bekommen», sagt Johannes Schipp, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Gütersloh. Das sei einerseits durch die Persönlichkeitsrechte des Einzelnen verbrieft, aber zusätzlich auch im Betriebsverfassungsgesetz (§ 83) und zum Teil in Tarifverträgen festgeschrieben. Gilt für ein Unternehmen das Betriebsverfassungsgesetz, könne ein Arbeitnehmer zur Einsicht seiner Personalakte auch ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, so Schipp.

Abschriften sind erlaubt

«Mit der Personalakte sind alle Daten gemeint, die über einen Arbeitnehmer gesammelt werden, und nicht nur das, was mit Personalakte gekennzeichnet ist», erklärt der Fachanwalt weiter. Das können also zum Beispiel auch elektronisch gespeicherte Daten sein. Ein Arbeitnehmer habe das Recht, bei einer Einsicht der Akten Abschriften zu machen oder Kopien zu verlangen. Das hat aber Grenzen: «Anspruch auf Fotokopien einer 200 Seiten starken Akte kann ein Angestellter wohl nur bei einem berechtigten Interesse durchsetzen», so der Anwalt, der Vorsitzender der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein ist. 

Das Recht, die Personalakte einzusehen, hat der Arbeitnehmer jederzeit - im Rahmen der Möglichkeiten. In kleineren Unternehmen könne man nicht davon ausgehen, dass dafür im täglichen Ablauf alles stehen und liegen gelassen wird, so Schipp. Und auch, wer dreimal pro Woche seine Akte lesen möchte, verlangt mitunter zu viel. «In der Regel darf der Arbeitnehmer die Personalakte aber nicht während der Arbeitszeit einsehen», fügt der Fachanwalt hinzu. 

Einblick nach Jobende nur in Ausnahmefällen

Endet ein Arbeitsverhältnis, haben Arbeitnehmer üblicherweise kein Einblicksrecht mehr in ihre Personalakte. «In Einzelfällen kann es bei berechtigtem Interesse aber möglich sein», sagt Schipp. Etwa, wenn in der Personalakte Zertifikate einer innerbetrieblichen Fortbildung abgelegt sind, die ein Arbeitnehmer für einen beruflichen Nachweis benötigt.

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