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Für Personalakten gibt es keine feste Regeln

24.02.2020 - Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Abmahnungen: Solche Informationen über Mitarbeiter kann jeder Arbeitgeber in einer Personalakte sammeln. Zu Inhalt und Struktur gibt es aber keine genauen Regeln.

  • Ob im Aktenschrank oder auf der Festplatte: Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften dazu, wie Arbeitgeber eine Personalakte aufzubewahren haben. Foto: Franziska Gabbert/dpa-tmn © dpa - Deutsche Presse-Agentur

    Ob im Aktenschrank oder auf der Festplatte: Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften dazu, wie Arbeitgeber eine Personalakte aufzubewahren haben. Foto: Franziska Gabbert/dpa-tmn © dpa - Deutsche Presse-Agentur GmbH

Bei einer Personalakte muss es sich nicht um eine Akte im wörtlichen Sinne handeln. Außer im Beamtenrecht gebe es keine gesetzliche Definition dieses Begriffs, wie das «Personalmagazin» (Ausgabe 03/2020) erklärt.

Unternehmen können es deshalb ganz unterschiedlich handhaben, wie sie ihre Personalakten führen. Darunter fällt zum Beispiel auch die Entscheidung, ob Unterlagen analog oder digital aufbewahrt werden.

Aufbewahrungspflichten bestehen den Informationen zufolge ohnehin nur für bestimmte Dokumente wie Lohn- und Reisekostenabrechnungen oder Meldungen der Krankenkasse.

Für Personalakten gilt aber generell: Sie müssen richtig, verhältnismäßig, vertraulich und transparent sein. Das heißt: Die Unterlagen sollten ein möglichst objektives Bild eines Mitarbeitenden zeichnen. Die Persönlichkeitsrechte müssen dabei berücksichtigt werden. Wer Zugriff auf die Akte hat, muss genau geregelt sein: Allgemein zugänglich sein darf sie nicht. Beschäftigte haben darüber hinaus das Recht, Einblick in ihre Akte zu bekommen.

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