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Büro ohne Papier: Mit diesen Tipps schafft man die Arbeit digital

14.04.2020 - Gerade in Zeiten wie jetzt, in denen Home Office immer wichtiger wird und aufgrund der aktuellen Situation nahezu jeder aus dem Heimbüro arbeitet, sollte man versuchen, seine Arbeit möglichst digital zu bewerkstelligen. Das macht den Job in den meisten Fällen nicht nur einfacher, sondern schont auch die Umwelt.

  • Nur ein Laptop und ein Smartphone. Im Büro der Zukunft kann getrost auf Papier verzichtet werden. © unsplash.com / Glenn

    Nur ein Laptop und ein Smartphone. Im Büro der Zukunft kann getrost auf Papier verzichtet werden. © unsplash.com / Glenn Carstens-Peters

Durch die Umstellung auf digitale Lösungen wird weniger Papier in den Büros verbraucht und das schont die Natur und insbesondere die Wälder. Zwar greifen viele bereits auf recyceltes Papier zurück, wenn sie etwas ausdrucken, doch das kann noch nicht die beste Lösung sein. Pro Jahr verbraucht ein Deutscher nämlich im Schnitt mehr als 250 Kilogramm Papier. Für ein Kilogramm Papier werden etwa 2,2 Kilogramm Holz benötigt. Zudem kann man durch rein digitales Arbeiten enorme Kosten einsparen. Allein deshalb ist es umso wichtiger, das Papier in deutschen Büros nach und nach abzuschaffen.

Verträge digital verwalten

Egal, ob man sich im Home Office befindet oder im Büro: Mittlerweile ist es wirklich sehr einfach, Verträge digital zu verwalten – auch im privaten Bereich. Apps helfen dabei. Mit dem digitalen Versicherungsmanager CLARK kann man beispielsweise Versicherungen übersichtlich auf dem Smartphone verwalten. Neben dem Aspekt der Übersichtlichkeit wartet die App jedoch mit einem noch viel wichtigeren Feature auf. So kann man seine Versicherungen mit der App unter 160 Anbietern vergleichen und bekommt Optimierungsvorschläge. Versicherungs-Experten beraten hierbei per Chat-Funktion über die App oder am Telefon individuell zur jeweiligen Versicherungssituation, sodass man kein One-Size-fits-All-Angebot aus einem Algorithmus bekommt, sondern eines, das wirklich zur individuellen Situation passt.

Auch abseits der Versicherungen gibt es mittlerweile digitale Verwaltungstools, die ähnlich funktionieren. Dabei werden die Apps autorisiert, um bei den Vertragspartnern die Unterlagen anzufordern. Die entsprechenden Verträge werden dann übersichtlich digital abgelegt, sodass man von überall aus darauf zugreifen kann.

Vor allem Selbstständige, kleinere Unternehmen sowie Privatpersonen können von solchen Systemen profitieren. Dadurch fällt nämlich ein weiterer Angestellter weg, der sich um die Verwaltung kümmern müsste.

Dokumente digitalisieren

Entweder man sorgt dafür, dass Dokumente einen nur noch digital erreichen oder man muss selbst etwas dafür tun. Wer auf unnötigen Papierkram im Büro verzichten möchte, muss häufig zuerst selbst aktiv werden und Dokumente selbst digitalisieren, um langfristig auf einen komplett digitalen Betrieb umzustellen. Am einfachsten funktioniert das mit einem Scanner.

Es ist das Werkzeug schlechthin, wenn es darum geht wichtige Papiere auf digitalem Weg verfügbar zu machen. Mittlerweile braucht es nicht einmal mehr große Geräte, die beispielsweise an einen Drucker oder einen Kopierer gekoppelt sind. Kleine Unternehmen können ganz bequem mit einer Scanner App auf dem Smartphone ihre Dokumente einlesen.

Professionellere Ergebnisse erreicht man allerdings mit einem reinen Dokumentenscanner, mit sich alle möglichen Papiere leicht einscannen lassen.

Ab in die Cloud

Wenn man viel mit anderen Menschen zusammenarbeitet, sollten die Dokumente nicht nur für einen selbst, sondern für mehrere Personen zugänglich sein. Deshalb nützt es nichts, wenn sich die Schriftstücke sicher auf des Festplatte des Computers befinden. Viel mehr Sinn macht es sich eine Cloud einzurichten.

Anbieter wie etwa Dropbox oder Onedrive bieten neben privaten Cloudspeichern auch Business-Lösungen an. Dabei werden Dateien auf externen Servern gespeichert, die für verschiedene Personen freigegeben werden können. Durch passende Apps kann man dann ohne Speichermedien, wie etwa USB-Sticks oder externe Festplatten, von jedem Ort aus auf die Daten zugreifen. Der Nachteil dabei ist allerdings, das man von einem gut funktionierendem Internet unterwegs abhängig ist.

Übersicht schaffen mit Dateistrukturen

Ist das Digitalisieren geschafft und hat man seinen Cloudspeicher eingerichtet geht es daran Ordnung zu schaffen und diese zu halten. In der digitalen Welt hat man viel mehr Platz für Dokumente und so kann es schon vorkommen, dass man sich schnell verzettelt und den Überblick verliert. Einheitliche und konsequente Ordnerstrukturen innerhalb der Cloud können hier Abhilfe schaffen.

Ab einer bestimmten Größe kann man über ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem nachdenken. Sie sind vor allem dann ganz praktisch, wenn man beispielsweise ein ganz bestimmtes Dokument sucht und dazu einen schnellen Zugriff braucht. Solche Systeme verwalten alle möglichen Informationen, die zu einer Datei vorliegen können. Vor allem in den Bereichen E-Mail, Dokumente, Websites und Unternehmensdaten kommen diese Tools zum Einsatz.

E-Mail statt Post und Fax

Die E-Mails haben sich schon längst in den deutschen Büros durchgesetzt. Allerdings fehlt noch immer der Durchbruch als anerkanntes Schriftdokument. Will man beispielsweise einen Vertrag kündigen, braucht man in der Regel noch immer einen handschriftlich unterschriebenen Brief, damit die Kündigung rechtens ist.

Dennoch sollte man darauf achten, dass man auf den Postweg und das Fax verzichtet. Wo es nur geht, sollte man die E-Mail bevorzugen. Auf diese Weise spart man Papier und somit auch Geld ein. Den Zeitaspekt darf man ebenfalls nicht vergessen. Denn bis ein Brief vom Absender aus beim Empfänger landet vergehen in der Regel mehrere Tage. Bei der E-Mail sind es nur Sekunden.

Wenn man den Schriftverkehr schon auf E-Mail umstellt, sollte man es wirklich vermeiden die Mails auszudrucken. Dadurch macht man nur die ganzen positiven Aspekte wieder kaputt.

Digitale Kalender und andere Orga-Tools

Es war wohl nie leichter sich gut zu organisieren, als in der heutigen Zeit. Die kleinen Helferlein können einem den Alltag deutlich erleichtern. Kalender helfen uns den Überblick über unsere Termine zu bewahren. Auf digitalem Weg können wir diese Termine mit anderen Menschen teilen und sie dazu einladen, ebenfalls daran teilzunehmen.

Tools wie beispielsweise Trello helfen, dass sich Menschen, die miteinander arbeiten organisieren können. Man behält den Überblick über anstehende Aufgaben und kann sogar deren Fortschritt beobachten. Listen erleichtern das priorisieren im Arbeitsalltag.

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