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MMERP-Systeme für KMUs – wie sinnvoll sind sie wirklich?

07.09.2018 - Enterprise-Resource-Planning (kurz: ERP) steht für effizientere, optimierte und bessere Unternehmensstrukturen. Sie helfen Firmen dabei, sowohl schneller als auch flexibler auf den Markt zu reagieren und sorgen gleichzeitig für eine bessere Zusammenarbeit der internen sowie der externen Strukturen.

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Gerade große Betriebe setzen nur noch auf ERP-Systeme, bei kleinen und mittleren Unternehmen sind sie allerdings oftmals Mangelware. Es stellt sich also die Frage, ob und vor allem ab wann ERP-Lösungen für KMUs sinnvoll sind.

Insellösungen reichen irgendwann nicht mehr aus

Verschiedene kleinere Programme sind prinzipiell nicht schlecht. Gerade dann, wenn man sich in der Gründungsphase befindet und das Budget knapp ist. In so einer Situation können Excel-Tabellen und einfache Buchhaltungssoftwares absolut zielführend sein. Doch irgendwann werden sowohl Prozesse als auch Strukturen komplexer. Immer mehr Daten sammeln sich an, auf die alle Mitarbeiter zugreifen müssen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt stoßen Insellösungen irgendwann an ihre Grenzen. Doch woran liegt das?

1. Die meisten Programme haben eine begrenzte Anzahl an Nutzern. Wenn Abteilungen wachsen, benötigen immer mehr Mitarbeiter Zugriff auf verschiedene Softwarelösungen.

2. Nicht alle Insellösungen sind miteinander kompatibel. Die sich daraus ergebende mangelnde Transparenz kann langfristig dafür sorgen, dass Fehler passieren. Diese können sich gravierend auf den Bestand eines Unternehmens auswirken.

3. Flexibilität ist enorm wichtig, besonders wenn es Veränderungen des Marktes betrifft. Veraltete Softwareprogramme verhindern dies.

4. Sobald mehrere Standorte existieren, müssen diese miteinander vernetzt werden. Dies ist bei vielen Insellösungen nicht möglich.

Sofern diese Probleme auftreten, wird es Zeit, sich über eine Optimierung des eigenen Systems Gedanken zu machen.

Warum verschließen sich KMUs ERP-Systemen?

Meistens handelt es sich um einen reinen Kostenfaktor. Gerade Komplettlösungen sind durch ihren Funktionsumfang verhältnismäßig teuer. Dadurch kann sich nicht jedes Start-up oder jeder mittelständische Betrieb eine solche Software leisten. Oftmals besteht das Problem auch darin, dass viele Unternehmer nicht wissen, dass es mittlerweile Branchenlösungen gibt, die auf die speziellen Bedürfnisse ausgerichtet sind. Gleichzeitig befinden sich sogenannte Cloud-ERPs auf dem Markt (mehr Informationen dazu gibt es hier). Diese sind von den Ausgaben her sehr erschwinglich. Zudem kann jede Firma die Funktionen individuell zusammenstellen und muss somit nur das bezahlen, was sie auch wirklich nutzen. Wenn das Unternehmen wächst, lassen sich zudem die Komponenten einzeln hinzubuchen oder bei Bedarf deaktivieren. Somit bleiben die Kosten überschaubar.

Was genau kann ein ERP-System?

Wie bereits erwähnt, optimiert, strukturiert und plant es Unternehmensstrukturen. Das können unter anderem folgende sein:

• Personalwirtschaft

• Buchhaltung

• Vertrieb

• Materialwirtschaft

• Einkauf

• Verkauf

• Marketing

• Logistik

Es hilft Firmen dabei, stets den Überblick über die aktuell laufenden Prozesse zu behalten und bei Veränderungen die Inhalte anzupassen. Gleichzeitig ermöglicht es mehr Transparenz und verbessert die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Der immense Vorteil eines ERP-Systems liegt zudem darin, dass man auf alle relevanten Daten, Dokumente und Informationen in Echtzeit zugreifen kann.

Ist ein ERP-System für KMUs sinnvoll?

Die Antwort lautet: Ja. Denn nur so können sich sowohl Start-ups als auch mittelständische Unternehmen gegen ihre (teilweise sehr große) Konkurrenz zu behaupten. Wichtig ist, dass die Mitarbeiterzahl sowie die Größe der Firme für die Implementierung eines ERP-Systems keine Rolle spielen. Dies sollte auch nicht ausschlaggebend für die Kaufentscheidung sein. Zu klein gibt es demnach nicht. Denn selbst Start-ups mit einer geringen Mitarbeiterzahl profitieren von der neuen Planbarkeit durch ERP.

Weiterhin bringt die Implementierung folgende Vorteile mit sich:

• Das ERP-System wächst mit seinen Aufgaben. Die Strukturen werden komplexer? Kein Problem! Firmen müssen die Funktionen lediglich anpassen. Ein Gespräch mit dem Hersteller genügt.

• Dadurch entstehen keine undurchsichtigen Ausgaben. Bezahlt wird nur das, was man wirklich benötigt.

• Alle Mitarbeiter erhalten in Echtzeit Zugriff. Dadurch ist eine bessere Reaktion auf Veränderungen möglich. Die Zusammenarbeit wird verstärkt und es keine Daten werden doppelt ausgewertet. Das spart Zeit, Geld und Ressourcen.