Diese Seite benötigt Javascript! Bitte aktivieren Sie Javascript für eine korrekte Darstellung.

Rechnungserstellung: So geht es richtig

26.04.2019 - Selbstständige, Kleinunternehmer oder Dienstleister tun es regelmäßig: Sie schreiben Rechnungen. Kunden sehen so auf einen Blick, was sie für gekaufte Produkte oder in Anspruch genommene Leistungen bezahlen müssen. Doch alleine den fälligen Zahlungsbetrag auf einen Zettel zu schreiben, macht aus einem Stück Papier noch längst keinen offiziellen Beleg. Hierzu kommt es vor allen Dingen auf die folgenden Details an.

  •  © pixabay.com /

    © pixabay.com / rawpixel

  •  © pixaybay.com /

    © pixaybay.com / rawpixel

  •  © pixabay.com /

    © pixabay.com / rawpixel

Warum sind Rechnungen so wichtig?

Doch bevor es um die wichtigsten Merkmale geht, steht zunächst diese Frage im Raum. Denn egal ob online erstellte Abschlagsrechnung oder handschriftlich verfasster Zahlungsaufruf – Rechnungen sind ein unverzichtbares Dokument. Schließlich können Selbstständige oder Unternehmen nur mit diesen ihre erwirtschafteten Einkünfte beim Fiskus nachweisen. Denn Geld hängt nicht einfach an den Bäumen. Aus Sicht des Finanzamts benötigt es immer eine klare Quelle. Zudem können sich Freiberufler und Co. nur mit vorhandenen Rechnungen die bereits gezahlte Umsatzsteuer sowie Teile der Einkommenssteuer wieder zurückholen.

Welche Angaben dürfen nicht fehlen?

Bestimmte Informationen sind vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Unbedingt auf der Rechnung vermerkt werden müssen:

• Anschrift des Kunden

• Adresse sowie Kontaktdaten des Rechnungsstellers

• Ausstellungsdatum

• Datum der Lieferung/Leistung

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Umsatzsteueridentifikationsnummer oder die jeweilige Steuernummer

• Angaben zur verkauften Produktmenge beziehungsweise eine präzise Leistungsbeschreibung

• Übersichtliche Preiskalkulation (Brutto, Netto, Umsatzsteuersatz sowie -betrag)

• Hinweis auf die Fälligkeit der Zahlung

Vor allem die Umsatzsteuer-ID ist ein unverzichtbares Detail, denn ohne sie dürfen Unternehmer keine steuerpflichtigen Leistungen erbringen. Wo diese Zurechnungsnummer beantragt werden kann, ist hier nachzulesen.

Die Summe steht im Mittelpunkt

Zweifellos die wichtigste Information, die auf einem solchen Beleg vermerkt ist, ist die Rechnungssumme. Sie ist praktisch das Herzstück. Der finale Gesamtbetrag lässt sich folgendermaßen berechnen:

1. Summe aller Leistungen bzw. Produkte addieren (entspricht Nettobetrag)

2. Den jeweiligen Steuersatz berechnen

3. Diesen auf den Nettobetrag aufschlagen

4. Ggf. vereinbarte Boni, Gutschriften oder Rabatte abziehen und schon steht der finale (Brutto-)Betrag der Rechnung fest

Der Weg von Netto zu Brutto fällt jedoch je nach Leistung und Produkt unterschiedlich aus. Hier spielt vor allen Dingen die in Deutschland fällige Mehrwertsteuer eine Rolle, die sich entweder in voller Höhe oder ermäßigt zu Buche schlägt.

-> Ausnahme: Weniger Aufwand fällt für Selbstständige, Unternehmer und Co. an, wenn sich der Rechnungsbetrag (inklusive Umsatzsteuer) auf maximal 250 Euro beläuft. In diesem Fall reicht es vollkommen aus, eine Kleinbetragsrechnung zu verfassen. Hier fallen Rechnungsnummer, Steuer-ID sowie Daten des Kunden völlig weg. Wichtig ist nur, im Fall der Steuerbefreiung einen entsprechenden Hinweis einzufügen.

Für Unternehmer und Selbstständige, die über einen großen Kundenstamm verfügen, kann sich die Rechnungserstellung mittels einer Word- oder Excel-Vorlage jedoch zu einer wahren Sisyphos-Arbeit entwickeln. Denn Daten und Sonderkonditionen müssen immer wieder aufs Neue eingetragen und berechnet werden. Das kostet unnötig Zeit. In solchen Fällen bringt ein leistungsstarkes Rechnungsprogramm viele Erleichterungen mit sich. Wichtige Kundeninformationen sind z. B. direkt hinterlegt, was die Auftragsbearbeitung enorm beschleunigt.

Auch die Aufmachung muss stimmen

Nachdem die grundlegenden Basics geklärt sind, geht es an die Feinheiten. Rechnungen dienen schließlich nicht nur dazu, die jeweilige Entschädigung für erbrachte Leistungen oder Waren einzufordern. Gleichzeitig lassen sie sich gut als Teil der Außenwerbung nutzen. Um bei Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen und im Bestfall neue Aufträge an Land zu ziehen, muss auch die Optik stimmen. Eine Rechnung in den Farben des Corporate Designs sowie mit aufgedrucktem Logo strahlt Seriosität aus und bringt Firmen im Gegenzug viel Vertrauen entgegen.

Was ist zu tun, wenn die Aufstellung Fehler enthält?

Rechnungen müssen stets korrekt sein. Doch kleine Ungenauigkeiten können sich überall einmal einschleichen. Was in diesem Fall auf jeden Fall niemand tun sollte: Die fehlerhafte Rechnungsversion löschen. Schließlich muss diese aufgrund ihrer einzigartigen Nummer sowie im Zuge der Vollständigkeitspflicht unbedingt aufbewahrt werden. Die Lösung: Eine Storno-Rechnung verfassen. Mit dieser werden die falschen Angaben einfach korrigiert. Auch sie wandert anschließend zu den Unterlagen.

Kleinigkeiten machen den Unterschied

Alles in allem ist das Verfassen von Rechnungen im Unternehmeralltag eine wichtige Aufgabe, bei der im Detail betrachtet viel mehr Fallstricke lauern, als es auf den ersten Blick den Anschein hat. Da diese Belege steuerrechtlich eine große Rolle spielen, gibt es beim Verfassen einiges zu beachten, um nicht ins Visier des Finanzamts zu geraten. Mit den vorgestellten Tipps liegen aber sowohl Anfänger als auch erfahrene Rechnungssteller immer richtig.

Schließen

Aus Sicherheitsgründen werden Sie nach 30 Minuten Inaktivität vom System abgemeldet.

Um das zu verhindern, werden Sie bitte vor Ende dieses Zeitraums wieder aktiv.

Nach erfolgtem Logout können Sie sich erneut anmelden.
Aus Sicherheitsgründen wurden Sie nach 30 Minuten Inaktivität vom System abgemeldet. Bitte loggen Sie sich erneut ein.

Homepage aktualisieren