Sie waren auf Dienstreise, mussten sich als angestellter Handwerker Ihr Werkzeug selbst kaufen oder haben das Geld für den Blumenstrauß zum Geburtstag des Kollegen vorgestreckt? Welche dieser Kosten erstattet der Arbeitgeber und wie bekomme ich dieses Geld zurück? Zwei Experten erklären, worauf Sie bei Spesen und Auslagen besonders achten müssen.

Was sind eigentlich Spesen?

Spesen, Auslagen, Auslöse - es gibt verschiedene Begriffe. Ganz klar kann man sie nicht immer voneinander abgrenzen. Im Arbeitsrecht wird der Begriff Spesen vor allem im Zusammenhang mit Reisekosten gebraucht, erklärt Johannes Schipp. Er ist Fachanwalt für Arbeitsrecht in Gütersloh und Mitglied im Deutschen Anwaltverein (DAV).

Der Begriff Auslöse wird in erster Linie bei bestimmten Berufsgruppen wie Handwerkern oder Lkw-Fahrern benutzt, während der Begriff Auslagen im Sprachgebrauch eher als ein Oberbegriff gilt: «Dazu zählt alles, was ein Arbeitnehmer für den Arbeitgeber ausgelegt, also vorgestreckt hat», sagt der Anwalt.

Steuerrechtlich seien Auslagen genau genommen die Ausgaben, die Beschäftigte konkret für den Chef oder die Chefin tätigen, sagt Franziska Bauer, Steuerberaterin beim Bundesverband der Lohnbuchhalter (BdL). «Eine Personalleiterin kauft zum Beispiel immer die Blumen zu den Geburtstagen der Belegschaft und reicht die Rechnungen dann beim Arbeitgeber ein. Es handelt sich um Kosten, die den Arbeitgeber betreffen.»

Spesen und Auslöse sind laut Franziska Bauer dagegen in der Regel Reisekosten im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit, etwa einer Dienstreise. Dabei handele es sich um sogenannte Werbungskosten, die beim Arbeitnehmer entstehen, während der Beruf ausgeübt wird. Sie können vom Arbeitgeber voll oder teilweise erstattet werden.

Was erstattet der Arbeitgeber?

Laut Johannes Schipp gibt es gesetzlich keine detaillierten Vorgaben dazu, welche Auslagen der Arbeitgeber erstattet. Ein Anspruch auf Erstattung kann sich bei Kosten ergeben, die Beschäftigte unter den konkreten Umständen in der jeweiligen Situation für erforderlich halten. Im Fall der klassischen Reisekosten werden in der Regel Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsausgaben und Nebenkosten erstattet.

Werden Beschäftigte auf Dienstreise geschickt, darf also davon ausgegangen werden, dass die Kosten dafür der Arbeitgeber trägt. Klare Regelungen finden sich meist im Arbeits- oder Tarifvertrag sowie in Betriebsvereinbarungen. Hier können auch konkrete Vorgaben stehen, etwa wie viel ein Hotel pro Nacht kosten darf. Besonders in Bezug auf Nebenkosten gilt bei einer Dienstreise: Die Kosten müssen unmittelbar angefallen sein. «Nicht unmittelbar wäre zum Beispiel ein Koffer, den man sich für die Reise gekauft hat», so Steuerberaterin Bauer.

Was erstattet der Arbeitgeber nicht oder nur teilweise?

Erstattungsansprüche für Dienstkleidung werden oft diskutiert. Johannes Schipp zufolge haben Beschäftigte zum Beispiel dann Anspruch auf Erstattung, wenn der Arbeitgeber spezielle Kleidungsstücke vorschreibt, die ausschließlich für die Arbeit genutzt werden können. Schuhe mit Stahlkappe etwa oder Kleidung mit bestimmtem Aufdruck.

Anders sieht es in der Regel aus, wenn Beschäftigte die Kleidung auch außerhalb der Arbeit tragen können. Schipp nennt den Fall eines Spielbankmitarbeiters, der einen Smoking erstattet bekommen wollte - vor Gericht wurde entschieden, dass er den auch anderswo tragen könne.

In manchen Berufen ist es zudem gebräuchlich, dass Angestellte ihr Werkzeug wie etwa eine Friseurschere selbst kaufen müssen - und der Arbeitgeber das laut Vertrag nicht erstattet. In solchen Fällen können Arbeitnehmer nicht erstattete und in ausschließlichem Zusammenhang mit der Arbeit stehende Kosten zumindest als Werbungskosten von der Steuer absetzen, also ihre Steuerschuld damit mindern.

Beschäftigte sollten im Zweifel immer vorher beim Arbeitgeber nachfragen, was erstattet wird und was nicht. Steht nichts im Vertrag, kann die Rechtslage unklar sein.

Was sind pauschale Erstattungen?

Damit erstattet ein Arbeitgeber pauschale Festbeträge für bestimmte Ausgaben. Die gängigen Pauschalen betreffen die Reisekosten: die Verpflegungskosten, die Übernachtungskosten sowie die Kilometerpauschale.

Beim Verpflegungsmehraufwand bekommen Beschäftigte, die auf eine sogenannte beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit geschickt wurden, bestimmte Tagessätze. Die gesetzlich empfohlenen Pauschbeträge liegen bei 28 Euro für den vollen Tag und bei 14 Euro für alles unter 24, aber über acht Stunden. Gibt es bei einer Tagung bereits ein Mittagessen oder gehört zur Übernachtung ein Frühstück, müssen bestimmte Anteile herausgerechnet werden.

Die Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer können Arbeitnehmer erstattet bekommen, wenn sie mit dem eigenen Auto auf Reisen gehen. Wird dagegen ein Dienstwagen benutzt, werden Tankrechnungen erstattet. Bei der Übernachtungspauschale gibt es 20 Euro, in der Regel allerdings dann, wenn keine oder geringere Kosten entstanden sind. Im Normalfall übernehmen Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten, etwa des Hotels.

Was ist beim Antrag zu beachten?

Meist haben Unternehmen bestimmte Formulare, zum Beispiel für die Reisekostenabrechnung. Hier müssen Beschäftigte wichtigen Angaben wie Name, Daten und Ausgaben eintragen. Bei Pauschalen sind keine Belege nötig, ansonsten werden diese beigefügt.

Möglich sei auch ein Mix aus Pauschalen und Einzelbelegen, sagt Johannes Schipp. «Man kann zum Beispiel die Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen, das Hotel aber mit den tatsächlichen Ausgaben abrechnen und noch einen Beleg etwa für einen Messeeintritt beifügen.»

Beschäftigte sollten sich nicht zu viel Zeit lassen, die Reisekostenabrechnung einzureichen. Zwar liegt die allgemeine Verjährungsfrist bei drei Jahren, allerdings steht oft eine sogenannte Ausschlussfrist im Tarif- oder Arbeitsvertrag. «Die kann auch mal nur drei Monate betragen», sagt Schipp. «Danach ist der Anspruch auf Erstattung möglicherweise weg.»